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Recrutement de 01 Assistant(e), service d'assistance RH – Siège

Entreprise: Banque Africaine de Développement
Niveau d'etude: Non precise
Localité: Côte d'Ivoire / Abidjan
Date limite: 2025-03-03

Recrutement de 01 Assistant(e), service d'assistance RH – Siège
Full vacancy title: Personnel temporaire (STS) – Assistant(e), service d'assistance RH – Siège
Location: Abidjan, Côte d'Ivoire
Position Grade: GS7
Position Number: 50095786
Posting Date: 17-fév-2025
Closing Date: 03-mar-2025
LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir un appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté, grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

Le Complexe de la gestion des personnes et des talents (PTVP) a la responsabilité générale d’attirer, de faire progresser, de motiver et de fidéliser un effectif solide de professionnels, de personnel de soutien et de personnel contractuel pour assurer les activités de la Banque à l’avenir. PTVP est chargé d’assurer la mise en place de systèmes et de contrôles efficaces pour la gestion des personnes et des talents, depuis la recherche des talents jusqu’à la retraite. PTVP est également responsable de l’administration efficace des régimes d’avantages sociaux de la Banque (assurance médicale et retraite du personnel) et de leur viabilité financière.

LE DÉPARTEMENT/ LA DIVISION QUI RECRUTE :

Le Département des opérations des ressources humaines, du recrutement et des services aux clients (PTCS) se concentre sur les relations directes avec les clients du personnel par la mise en place de services intégrés destinés aux parties prenantes internes et externes (dans le cadre des opérations RH, du recrutement et de l’acquisition de talents, des partenariats opérationnels des RH et des initiatives d’engagement du personnel).

La réalisation de cette mission permettra à la Banque de mener à bien son programme stratégique, notamment par l’attraction, le perfectionnement, le recrutement, la motivation et la fidélisation d’un personnel de très haut niveau.

La Division des opérations des ressources humaines (PTCS.2) est chargée de l’administration du cycle de vie des employés, de la gestion de leurs avantages sociaux, du traitement des processus des RH et de la gestion de leurs données personnelles. Il lui incombe également de veiller à ce que les ressources humaines tirent parti de la capacité de la technologie non seulement pour automatiser les processus, mais aussi pour en tirer tous les avantages en numérisant les processus à des fins d’efficacité.

LE POSTE :

Le poste d’Assistant(e), au Service d'Assistance des Ressources Humaines, recruté en tant que personnel temporaire, joue un rôle crucial en assurant un soutien RH efficace et efficient au sein de l'organisation. Le titulaire de ce poste est chargé de répondre aux questions et aux problèmes liés aux politiques, procédures et programmes en matière de ressources humaines, de fournir des solutions efficaces ou de transmettre les problèmes au représentant approprié des ressources humaines. Le candidat retenu sera un membre clé de l'équipe des Ressources Humaines, veillant à ce que les employés reçoivent des informations et un soutien opportun et précis.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision directe du Chargé des Ressources Humaines, au service d'assistance, et la supervision générale du Chef de division, PTCS.2, le/la titulaire du poste assumera les principales responsabilités suivantes :

Soutien aux employés :

Écouter et traiter de manière professionnelle les demandes et les questions des employés concernant leur situation à la Banque, et fournir en temps utile des informations et des conseils sur les systèmes, les processus, les politiques et les procédures en matière de ressources humaines, que ce soit par courrier, par téléphone, en face à face ou par vidéoconférence.
Apprendre aux membres du personnel à accéder à la documentation du service d'assistance aux employés et à remplir les formulaires des Ressources Humaines. Examine les dossiers apportés par le personnel pour vérifier qu'ils sont complets avant leur traitement administratif par les équipes des Ressources Humaines. Enregistre et suit les demandes jusqu'à ce qu'elles soient clôturées.
Fournir des informations précises et actualisées aux employés, en évitant les erreurs ou les fautes qui pourraient entraîner une confusion ou des problèmes supplémentaires.
Gestion de la documentation :

Aider à maintenir un ensemble complet de documents faciles à trouver, à interpréter et à exploiter concernant les questions de ressources humaines qui intéressent les membres du personnel. Nettoyer et mettre à jour la documentation obsolète (papier, Internet).
Tenir un registre précis des interactions avec les employés, y compris la nature de la demande ou du problème, les mesures prises pour le résoudre et tout suivi nécessaire.
Collaboration :

Collaborer avec d'autres représentants des RH afin de fournir un service homogène aux employés.
Identifier la cause première des problèmes liés aux ressources humaines et fournir des solutions efficaces, ou transmettre les problèmes complexes au représentant des ressources humaines approprié si nécessaire, tel qu'un partenaire operationnel ou un responsable des ressources humaines, afin d'assurer une résolution rapide.
Maintenir une bonne communication avec le personnel de PTVP et de l'ensemble de la Banque afin de faciliter le travail et la réalisation des responsabilités et des objectifs de chacun.
Amélioration continue :

Se tenir informé des changements, développements et interprétations continus des politiques, programmes et processus en matière de ressources humaines qui intéressent le personnel.
Proposer des adaptations de l'organisation du travail, des outils et des pratiques afin d'assurer un service optimal à tous les membres du personnel, où qu'ils se trouvent.
Organiser son propre travail de manière à le rendre le plus efficace possible, identifier et signaler les domaines susceptibles d'être améliorés dans les procédures et les outils utilisés, proposer et introduire de telles améliorations.
Service client :

Agir en tant que premier point de contact des Ressources Humaines, fournir un soutien aux utilisateurs et une assistance de premier niveau pour les systèmes d'information de Ressources Humaines et les libres-services en ligne des Ressources Humaines.
Veiller à ce que les employés soient satisfaits du service fourni, en répondant aux demandes avec empathie, en apportant des solutions efficaces et en faisant preuve d'un engagement en faveur d'un service à la clientèle exceptionnel.
Rapports et analyses :

Informer fréquemment la direction de l'avancement du travail, des problèmes actuels et anticipés, et proposer des actions pour y remédier.
Tenir à jour des statistiques et des rapports sur la prestation de services et les demandes en matière de ressources humaines et, en consultation avec le superviseur concerné, préparer des rapports analytiques à l'intention de l'équipe de direction et à d'autres fins d'information.
CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :

Être titulaire d'une licence ou d'un diplôme équivalent en gestion des ressources humaines, en administration des affaires, en commerce ou dans d'autres disciplines connexes.
Avoir au moins cinq (5) années d'expérience professionnelle pratique pertinente dans des postes opérationnels de service à la clientèle, de préférence dans un service à la clientèle ou un centre d'appel d'une organisation orientée vers les services, de préférence dans les secteurs de la banque commerciale ou des télécommunications ou dans le secteur privé ou dans toute autre institution/fonction similaire.
Solides compétences en matière de service à la clientèle, capacité à effectuer diverses tâches, souci du détail et capacité à travailler sous pression et au sein d'une équipe pluridisciplinaire et multiculturelle.
Expérience préalable de l'utilisation d'un système interne de retour d'information sur les clients, d'un système de gestion de la relation client et d'autres informations pour suivre les performances, identifier les domaines d'amélioration et élaborer des stratégies visant à améliorer le service à la clientèle.
Familiarité avec les outils de bureau à distance pour se connecter aux ordinateurs des clients, diagnostiquer les problèmes et fournir une assistance pratique.
Un grand sens de l'initiative, de l'enthousiasme et un bon esprit d'équipe, ainsi que de bonnes compétences organisationnelles et interpersonnelles sont fortement souhaités.
Patience, empathie et écoute active.
Orientation client et bonnes capacités de résolution des problèmes.
Faire preuve d'efficacité opérationnelle.
Capacité à travailler dans le respect des indicateurs clés de performance du département.
Capacité à communiquer efficacement (à l'écrit et à l'oral) en anglais ou en français. Une connaissance fonctionnelle de l'autre langue serait un atout supplémentaire.
Solides compétences en matière de communication pour interagir avec les employés et les autres représentants des ressources humaines.
Faire preuve de compétences informatiques et être capable d'assimiler et d'apprendre rapidement de nouveaux logiciels.
Bonne connaissance de l'utilisation des logiciels standard (Word, Excel, Access, PowerPoint) et des outils SIRH de la Banque. La connaissance de SAP ou d'autres systèmes d'information RH serait un atout.
Capacité à travailler efficacement au sein d'une équipe et à maintenir de bonnes relations de travail avec les collègues.


LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. LE TITULAIRE DE CE POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL EN TANT QUE PERSONNEL TEMPORAIRE.