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Recrutement de 01 Assistant administratif H/F

Entreprise: TRIANGLE Génération Humanitaire
Niveau d'etude: Non precise
Localité: France / Lyon
Date limite: 2021-02-19

Niveau d'études: Non précisé
Expérience: Non précisé
Expire le: 19-02-2021

TRIANGLE Génération Humanitaire
LYON, France
Humanitaire (ONG, Associations, ...), Projet/programme de développement
OFFRE D'EMPLOI

"Assistant administratif H/F – Lyon, siège de l'association"

Information clé
Lieu de travail : LYON – Siège de l’association

Fonction : Assistant administratif H/F

Conditions : CDI, 35 h effectives, 2 310 € brut mensuel, tickets restaurant et mutuelle pris en charge à 60%

Prise de poste : début mars 2021

Date limite de dépôt de candidature : vendredi 19 février 2021

Présentation de Triangle Génération Humanitaire
"Acteur d'une solidarité durable et partagée"

Créée en 1994, Triangle Génération Humanitaire, association de solidarité internationale basée à Lyon, élabore et met en œuvre des programmes d'urgence, de réhabilitation et de développement dans les domaines de l'eau, de l'hygiène et de l'assainissement, de la sécurité alimentaire et des moyens d’existence, de la protection et de l’éducation. TGH travaille actuellement dans une dizaine de pays d’Afrique, d’Asie et d’Europe.

Poste
L'assistant administratif H/F travaille sous la responsabilité directe du Directeur délégué Administration et Finance, et en lien étroit avec le service RH.
L’emploi suppose la participation à quelques réunions organisées en soirée (commission communication notamment).

L'assistant administratif assure :
L’organisation des déplacements du personnel siège et expatrié
Le support administratif général
Les opérations courantes de communication

Pour cela, il/elle doit notamment :
1. Organisation des déplacements du personnel siège et expatrié (60 %)
Effectuer les réservations nécessaires aux déplacements (billets de train et d’avion, hébergement)
Prendre en charge et suivre toutes les démarches nécessaires à l’entrée dans le pays d’affectation (procédures de visa, ordre de mission, etc.)
Tenir à jour les tableaux de suivi des déplacements
Participer au briefing départ des expatriés (documents de voyage tee-shirt TGH, badge, etc.)
Transmettre à la coordination programmes les informations relatives aux déplacements
Gérer et suivre les programmes fidélité SNCF et compagnies aériennes
Entretenir les relations avec nos prestataires (agences de voyages, compagnies aériennes, hôtels…) et négocier périodiquement les tarifs.

2. Support administratif général (25%)
Accueillir les visiteurs et assurer la bonne tenue de l'espace de réception
Assurer la tenue du standard téléphonique et de sa messagerie
Assurer la gestion de l’adresse email publique d’information générale
Réceptionner et dispatcher les courriers et les colis
Assurer l’envoi des courriers et colis (affranchissement, expédition)
S'assurer du bon fonctionnement de la bureautique (copieur, machine à affranchir, badgeuse…) en lien avec les services généraux
Mettre à jour et diffuser régulièrement la liste de contacts interne, les organigrammes et trombinoscopes Siège et Programmes
Préparer la documentation nécessaire pour les réunions des instances de gouvernance Bureau, CA, AG (feuilles de présence, urne, bulletins de vote), etc.
Mettre à disposition, tenir à jour, classer et archiver :
les documents administratifs et juridiques de l’association (récépissé, JO, statuts, PV de réunions, etc.)
les documents d'information en libre consultation ou sur tableau d'affichage
Assurer la reliure et le brochage de documents
Gérer les bases de données contacts (saisie, mise à jour)
Assurer relectures et traductions occasionnelles (français et anglais)
Gérer et suivre les emailings et les envois postaux (notamment rapport d'activités)

3. Assurer les opérations courantes de communication (15%)
Suivre, promouvoir et assurer le respect de la charte graphique
Assurer la disponibilité, l’approvisionnement et la diffusion des supports de communication
Tenir à jour le document .ppt de présentation de l’association
Préparer, participer et assurer les comptes rendus des réunions bimestrielles de la Commission communication
Assurer la présence de TGH sur les répertoires et annuaires spécialisés (Wikipédia, etc.)
Assurer le support pour les interventions dans les universités, écoles, salons et événements spécialisés (mise à disposition de la documentation, signalétique et visibilité)

Ces responsabilités pourront être revues en fonction de l’évolution des besoins.

Profil
Expérience en organisation de déplacements internationaux
Expérience en assistanat ou secrétariat administratif
Excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais
Bonne expression orale en français et en anglais
Expérience de voyages à l’étranger appréciée
Expérience en communication appréciée
Connaissance de l’environnement de la Solidarité Internationale
Maîtrise des logiciels de bureautique
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser
Autonomie et sens de l’initiative
Réactivité et dynamisme
Sens affirmé de l’organisation et de la rigueur
Capacité d’écoute et relationnelle
Esprit d’équipe
Agilité et flexibilité