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Recrutement de 01 Responsable administration et finances

Entreprise: LuxDev
Niveau d'etude: BAC + 5
Localité: Mali / Bamako
Date limite: 2020-04-13

Responsable administration et finances

Informations
Référence: HR20-MLI804-L-ABA
Lieu de travail: Mali
Date de démarrage: 04.05.2020
Durée: 31 mois
Deadline: 13.04.2020

Contexte
Dans le cadre du projet d’appui au développement économique local et à la prévention des conflits dans les régions de Gao et Tombouctou (ADEL - MLI/804), financé par le Fonds Fiduciaire d’Urgence (FFU) de l’Union européenne, LuxDev, l’Agence luxembourgeoise de coopération au développement, recrute un responsable administratif et financier (RAF).
Le projet ADEL s’inscrit dans la continuité des projets de relance de l’économie locale et d’appui aux collectivités dans le nord du Mali (RELAC et RELAC II), mis en œuvre par LuxDev entre janvier 2016 et novembre 2019. Prévu pour une durée de 36 mois avec un budget de 13 000 000 EUR, ADEL a démarré le 1 décembre 2019.

Le projet ADEL a pour objectif global de contribuer à la stabilisation des régions de Tombouctou et Gao et à la résilience des communautés et des collectivités territoriales. Il vise le développement local et l’amélioration de la gouvernance des collectivités territoriales dans les 42 communes d’intervention des régions de Gao et Tombouctou (nord du Mali).

Objectifs de la mission
Le RAF du projet a pour mission principale d’assurer la bonne exécution administrative et financière du projet « Appui au développement économique local et à la prévention des conflits dans les régions de Gao et Tombouctou (ADEL) » (sur financement du Fonds Fiduciaire d’Urgence pour l’Afrique de l’Union européenne).

Responsabilités
élaborer les programmations budgétaires et assurer le suivi et contrôle interne de l’utilisation des fonds
- préparer la programmation financière, en collaboration avec le coordinateur de projet (CP) et le responsable des opérations (ROP) et décliner les budgets annuels à faire valider par le Comité de Pilotage ;
- mettre à jour les budgets trimestriels, en collaboration avec le CP, le ROP et les Assistants techniques régionaux (ATR) ;
- évaluer les besoins financiers et gérer les approvisionnements sur les comptes et caisses du projet ;
- valider et suivre les engagements budgétaires ;
- suivre et contrôler la trésorerie ;
- assurer les rapports financiers.

gérer les acquisitions du projet
- appuyer l'élaboration du plan de passation des marchés, en collaboration avec le responsable de la cellule Passation des marchés (PdM) et le ROP ;
- suivre la préparation des appels d'offre et documents de contrats pour l’acquisition des équipements, travaux et services professionnels, selon les procédures LuxDev ;
- s’assurer que le processus d’attribution et de gestion des marchés respecte les procédures et règlements, en conformités avec les usages du pays et du bailleur ;
- participer aux évaluations des marchés ;
- établir et gérer les contrats passés avec les prestataires de services ou les fournisseurs attributaires des marchés ;
- développer des mécanismes de suivi de l'exécution des contrats ;
- assurer le respect des clauses déontologiques.
Préparer, suivre et clôturer les accords de partenariat opérationnel (APO)
- appuyer le CP, le ROP et les ATR dans la préparation des APO ;
- analyser les capacités de gestion des partenaires et les risques (planification, mise en œuvre, contrôle) ;
- participer aux réunions du Comité "Modalités-Instruments" pour validation des APO ;
- veiller à l’ouverture de la fiche d'identification et à la l'introduction des données dans la base APO ;
- rédiger, en collaboration avec le CP, le ROP et les ATR, les mémos relatifs aux demandes de modifications ou de résiliation des APO ainsi que les avenants respectifs ;
- procéder à la clôture des APO et obtenir le Quitus.

Assurer la gestion administrative des ressources du projet
- gérer les biens destinés au fonctionnement du projet (équipements, mobiliers, véhicules, …) ;
- gérer les frais liés au fonctionnement des bureaux (loyers, frais de fonctionnement, salaires, assurances, taxes et impôts, exonérations…) ;
- assurer la gestion des approvisionnements et la logistique nécessaire au bon déroulement des activités du projet ;
- identifier les besoins en ressources humaines (RH), en collaboration avec les ATR, le ROP et le CP et gérer le recrutement du personnel local et des experts locaux ;
- établir les contrats de travail et le payroll du personnel local sur la base de la politique salariale déterminée par le Bureau Pays ;
- établir et assurer la tenue des dossiers du personnel, y compris le suivi des congés ;
- veiller au respect du droit du travail et du règlement interne ;
- organiser les évaluations annuelles et les plans de performance du personnel de l’équipe administrative et financière, en collaboration avec le coordinateur et les ATR.

Organiser et suivre les audits et assurer la clôture du projet
- organiser les audits conformément au document du projet ;
- faciliter le travail des auditeurs et assister au briefing et débriefing des audits ;
- assurer le suivi et la mise en place des recommandations dans les délais impartis ;
- élaborer un plan de clôture du projet et effectuer les démarches administratives relatives.

Renforcer les capacités
- collecter les besoins en formation du personnel de l’équipe du projet ;
- organiser, en collaboration avec le CP et le bureau Pays, des formations individuelles ou collectives adaptées ;
- appuyer à l'élaboration de processus et procédures de planification, mise en place, monitoring et évaluation des activités.
Ces tâches et responsabilités ne sont pas exhaustives et le RAF du Projet peut être amené à exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être demandée par LuxDev, conformément à sa fonction.

Qualifications
diplôme universitaire pertinent pour la fonction, de niveau bac + 5, MBA ou équivalent ;
au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans le management de projets de coopération internationale, de préférence en Afrique de l’Ouest ;
une expérience professionnelle dans la gestion de projets financés par l’Union européenne, des projets de développement local et rural ou dans des projets d’urgence ou post-urgence serait un atout ;
compétences requises en méthodes et outils de planification, gestion financière, suivi et contrôle de projets et programmes ;
parfaite maîtrise du français.