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Recrutement de 01 Assistant.e de Projets (H/F)

Entreprise: Expertise France
Niveau d'etude: Non precise
Localité: France / Paris
Date limite: 2020-03-01

Assistant.e de Projets (H/F)

Département Capital humain et Développement social - CHDS > Pôle Protection sociale & Travail décent

Mis en ligne le : 13/02/2020

EUROPE CONTINENTALE FRANCE

Réf.
2020/ADP/5425

Type d'offre
Poste Siège

Type de contrat
CDI

Date limite de candidature
01/03/2020 14:42

Contrat
Salarié

Assistant.e de Projets (H/F)
Département Capital humain et Développement social - CHDS > Pôle Protection sociale & Travail décent

Mis en ligne le : 13/02/2020

Description de la mission

Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

-gouvernance démocratique, économique et financière ;
-stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
-lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
-renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Avec un volume d’activité de 200 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 80 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Expertise France recrute pour son siège basé à Paris un Assistant.e de Projets

Sous la supervision du Responsable du pôle en charge du portefeuille concerné, l’assistant.e de projets contribue principalement à la gestion budgétaire et administrative des projets liés à la thématique Protection Sociale et Travail décent.

Il/Elle travaille avec les chargé.e.s de projets qui l’encadrent dans ses fonctions, en contact avec les équipes basées dans les pays partenaires.

Description du projet ou contexte

Missions principales

Gestion administrative et financière :
-Assure l’élaboration des factures fournisseurs, des paiements des prestataires et des experts en appui aux chargés de projets (élaboration des factures et des bons à payer, vérifie la conformité des pièces justificatives et factures, suivi, relance, suivi des caisses projets sur terrain)
-Appui les chargés de projets dans le suivi financier et budgétaire de leurs projets (alimentation des tableaux de bords, appui à l’élaboration des prévisions, clôtures annuelles, appui dans les audits, appui dans la facturation bailleur)
-Appui administratif à la passation de marchés/subventions : formatage et enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, réception des offres, vérification des critères d’éligibilité, élaboration des contrats…)
-Appui à la préparation des appels d’offres pour le pôle énergie infrastructures, voire du département (documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impression……)
-Appui à l’archivage des pièces administratives, financière des projets et préparation et réalisation des audits en lien avec les chargés de projets siège et équipe terrain (classement et archivage informatique et papier des documents administratifs et financier, préparation et organisation des pièces justificatives en lien avec les procédures internes/projets, présentation des documents, etc.)

L’assistante(e) de projets pourra être amené(e) à intervenir à différents niveau d’implication sur les projets du pôle.

Gestion logistique :
-Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (missions d’experts, séminaires, missions siège, etc.) : préparation des déplacements (billets d’avion, ordre de mission), gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, DHL …).
-Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus, etc.)

Appui transverse au département
-Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents)
-Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …)
-Participe à l’élaboration des dossiers de réponse aux appels d’offres
-Met à jour les tableaux de bord existants

Participe à l’organisation de la vie du département (contribution à l’organisation de réunions de département, séminaire, formation,...

Profil souhaité
-Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 en gestion, comptabilité, gestion administrative et financière
-Expérience de 2/3 ans sur un poste similaire
-Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement) et logiciels de comptabilité
-Connaissance des procédures comptables et normes liées
-Être méthodique et organisé.e
-Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
-Réactivité face à aux urgences
-Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
-Disponibilité et sens du service
-Esprit d’équipe et force de proposition
-Bonne maîtrise de l’anglais

Date limite de candidature : 01/03/2020 14:42