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Assistant Administratif

Entreprise: SNV
Niveau d'etude: BAC + 3
Localité: Niger / Niamey
Date limite: 2019-12-20

Assistant Administratif

Niamey, Niger
Temps complet
Contract type: National employment contract

Description de l'entreprise
La SNV est une organisation internationale de développement à but non lucratif établi aux Pays-Bas en 1965 avec une présence locale à plus long terme dans plusieurs pays les plus pauvres d'Asie, d'Afrique et d'Amérique latine. SNV travaille dans trois secteurs : agriculture, énergie renouvelable et eau, assainissement et hygiène.
C’est donc pour soutenir la mise en œuvre de ses actions au Niger que la SNV recherche un/e candidat(e) qualifié (e), expérimenté (e) et engagé (e) pour le poste d’Assistant Administratif basé à Niamey.
Sous la responsabilité de la Directrice des Opérations/RH, l’Assistant(e) administratif (ve) appuiera la mise en œuvre des activités administrative et logistique du bureau SNV Niamey. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le personnel des différents projets et les membres de l’équipe de la SNV Niger (Finances – Operations – Ressources humaines).

Description du poste

1. GESTION DES ACHATS ET PRESTATIONS DE SERVICES
Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d’achats selon les priorités
Préparer les demandes de cotation et les soumettre pour vérification et signature et coordonner la recherche des pro formas pour achat de biens ou service;
Préparer les avis d'appel d'offre et s’assurer de leur publication dans les journaux et les sites de publication appropriés
Organiser et faciliter la tenue des comités d’analyse des offres
Réaliser les achats du bureau de Niamey conformément aux procédures d’achat en vigueur de la SNV et de ses bailleurs ;
Comparer, analyser les offres et rédiger les PV de sélection ;
Développer et maintenir un système d’approvisionnement des consommables courants sur base mensuel, trimestrielle/semestrielle comme approprié ;
Préparer les contrats pour la fourniture de biens et services et signaler leur fin ;
Collaborer étroitement avec la Comptabilité pour la préparation et le règlement des factures des biens et services ;
Assurer la préparation et le suivi des demandes d'exonération TVA et Douane
Assurer l'enlèvement des biens reçus ou achetés à l'extérieur en collaboration avec le transitaire de la SNV Niger ;
Assurer l’archivage des dossiers d’achat (Copie des dossiers, scannage et Classification) et vérifier la complétude des dossiers.

2. GESTION DES EQUIPEMENTS ET DU PARC AUTOMOBILE
Faire la mise à jour mensuelle de l’inventaire des biens de la SNV;
Veiller à ce que tout détenteur de matériel signe une décharge de responsabilité ;
Assurer le bon fonctionnement des équipements ;
Appuyer la planification et l’exécution des opérations de maintenance, entretien et de réparation des équipements ;
Assurer la gestion et l’entretien des véhicules, des motos et du groupe électrogène du bureau de Niamey
Assurer le suivi, la consolidation, l'analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules et du groupe électrogène ;
S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules (assurance, vignette, etc...) ;
Assurer le suivi des formalités de dédouanement et d’immatriculation des véhicules

Qualifications
Avoir au minimum un Diplôme de niveau BAC+3 en Administration, logistique ou tout autre diplôme équivalent ;
-Disposer au moins de trois (03) ans d’expérience professionnelle dans une ONG Internationale;
-Avoir une très bonne connaissance d’Excel et des autres applications de Microsoft Office
- Posséder d’excellentes compétences en communication orale et écrite en français; et de solides capacités rédactionnelles des rapports et de synthèse ;
- Un bon niveau en Anglais parlé et écrit serait un atout ;
-Etre honnête, intègre et transparent, faire preuve de rigueur, de discrétion et du respect du secret professionnel
- Avoir une bonne capacité d’intégration et de travail en équipe ; d’excellentes habilités interpersonnelles et interculturelles,
- Etre capable d’organiser son travail de façon indépendante, de gérer plusieurs activités à la fois et de respecter les délais

Informations complémentaires
Type de Contrat CDD : Un (1) an avec possibilité de renouvellement selon la performance et la disponibilité du financement
Date de prise de service souhaitée : Le plus tôt possible
Lieu d’affectation : Niamey