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Recrutement de 01 ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (ADMIN-FIN)

Entreprise: VETERINAIRES SANS FRONTIERS
Niveau d'etude: BAC + 3
Localité: Burkina Faso / Ouagadougou
Date limite: 2024-02-23

Poste à pourvoir ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (ADMIN-FIN)
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Dori
Structure recruteur VETERINAIRES SANS FRONTIERES BELGIQUE (VSF-B)
Structure Bénéficiaire VETERINAIRES SANS FRONTIERES BELGIQUE(VSF-B)
Secteur activité Action humanitaire
Diplôme ou niveau BAC+3
Option du diplôme Comptabilité ou formation en administration
Expériences 03 ans
Capacités liées à l'emploi
OFFRE D’EMPLOI
Assistant Administratif et Financier
(Admin-Fin)

Vétérinaires Sans Frontières Belgique (VSF-B) est une ONG belge ayant pour mission d'autonomiser les communautés défavorisées dépendant de l'élevage dans le Sud afin d'améliorer leur bien-être.

Au Burkina Faso, notre programme est principalement actif dans les régions du Sahel, du Centre Nord, des Cascades, du Nord, de l’Est, du Centre-Est et de la Boucle du Mouhoun avec des actions en santé animale de proximité, de vulgarisation des techniques d’élevage, de renforcement de la résilience des ménages vulnérables et d’assistance aux réfugiés maliens et aux plus démunis et de formation et insertion professionnelle.
Dans le cadre de ses activités, VSF-B souhaite recevoir des candidatures pour le poste ci-dessus mentionné

CONDITIONS GENERALES DU POSTE
Fonction : Assistant Admin-Fin
Contrat : CDD de dix (10) mois avec une période d’essais de trois mois
Lieu d’affectation : Dori
Date de prise de service : Dès que possible
Assurance maladie : A hauteur de 80% (employé et sa famille nucléaire

ROLE
Exécuter des tâches administratives et assurer le suivi de la comptabilité du projet, selon les indications du responsable administratif et les procédures VSF, afin d’assurer la conformité légale et de garder un contrôle strict sur les ressources monétaires.

RESPONSABILITES
1- Apporter un appui dans la gestion administrative de la base conformément aux procédures de VSF-B
Suivre la gestion des achats courants, groupés, et mercuriales des prix de ses projets
Apporter un appui dans l’organiser des voyages : ordres de mission, réservations pour les hébergements, billet d’avions.
Superviser et appuyer la gestion de la logistique : inventaires, vérification des outils de gestion
Apporter un appui dans la réservation des salles de réunion, logement et/ou restaurants lors des ateliers, séminaires et autres évènements sur sa base.
Appuyer le staff du bureau à l’élaboration et compilation des TimeSheet par mois ;
Coacher le personnel supervisé
Assurer le suivi du personnel d’appui
Etc.

2- Assurer la gestion des finances et de la comptabilité des projets de la base
Contrôle de la conformité des pièces comptables (factures et justifications)
Recevoir toutes les demandes des paiements (avances), vérifier l'exactitude arithmétique, les signatures autorisées, les documents de support, et le compte utilisé, les codes analytiques, et s’assurer qu'ils sont corrects, conforme à la politique et aux procédures en vigueur
Suivre le processus de corrections des pièces comptables non conformes
Elaborer les Bordereaux d’Enregistrement Comptable
Encoder quotidiennement les dépenses sur WinBooks en s’assurant de l’exactitude de la liasse de pièces avec les codes à imputer ;
Faire les rapportages bailleurs et suivi financiers internes suivant les échéances.
Faire le suivi budgétaire des projets de la base de façon dynamique (au moins trimestriellement)
Préparer la paie des consultants et des fournisseurs ainsi les déclarations d’impôts et autres taxes y relatives
Préparer le paiement des factures des abonnements (eau, électricité, etc du téléphone ;
Suivre le paiement des charges sociales et fiscales.
Réaliser mensuellement les rapprochements bancaires
Vérifier la caisse et produire un rapport de vérification
Procéder aux paiements des staffs et fournisseurs par banque (transfert/cheque) ou en cash selon les politiques et procédures en vigueur
Appuyer techniquement tout le personnel du bureau sur les questions en lien avec les finances
Mettre à jour le brouillard de banque
S’assurer que les soldes réconciliés sont effectivement disponibles en caisse ainsi que le solde de l’extrait bancaire avant toute émission de chèque.
Préparer un rapport faisant état des avances accordées au personnel et qui ne sont pas encore liquidées chaque semaine et le soumettre au chef de base et aux Directeur Pays et au Responsable Administratif et Financier (RAF)
Informer au RAF toute irrégularité au sein du bureau, du personnel sur la politique et les procédures financières.
Préparer les états de paiement retenu à la source mensuel pour approbation et paiement dans les délais requis
Préparer et gérer les audits terrain

3- Veiller à la gestion et au suivi du budget fonctionnement de la base
Envoyer mensuellement un rapport du suivi des dépenses de fonctionnement de la base en fonction du budget disponible
Faire un rapport de suivi des dépenses signé par lui-même, le gestionnaire du budget et le RAF
Etc.

4- Appuyer le logisticien dans la gestion de la logistique de la base
Réalisation d’inventaires
Coordination des déplacements des véhicules
Etc.

5- Veiller à un bon archivage des dossiers comptables.

6- Exécuter toute autre tâche en lien avec la comptabilité.

PROFIL ET QUALITE REQUISES
Formation
Finances Comptabilité avec une bonne connaissance des procédures des bailleurs UNHCR, DGD, ECHO…

Connaissances et expériences
Expériences et connaissances
Formation de niveau BAC+3 en comptabilité, ou une formation en administration Expérience et connaissances
Au moins 3 années d’expérience dans la gestion de la comptabilité des projets ou à un poste similaire
Maitrise de l’outil informatique : pack Office surtout Excel
Maitrise d’un logiciel comptable professionnel (Winbooks)
La connaissance de l’anglais est un atout

Compétences
Bonne organisation du travail
Self motivation
Esprit critique
Communication écrite et orale
Gestion et résolution des conflits
Sens et esprit d’équipe

Attitudes
Respectueux des autres et des autres cultures
Appropriation des valeurs, de la mission et de la vision de VSF-B
Excellente approche participative
Orienté solutions et clients
Est d’une intégrité irréprochable et attend de même des autres
Flexible
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier
COMPOSITION DE VOTRE DOSSIER
• Votre lettre de motivation.
• Votre CV détaillé avec les noms et coordonnées de 3 personnes de référence pour lesquelles vous avez récemment travaillé.


Au plus tard le vendredi 23 février 2024 à 18H 00
Date limite de depôt des dossiers 23/02/2024
Procedure de recrutement NP
Durée du contrat CDD dix (10) mois
Autres conditions