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Recrutement de 01 Assistant(e) administratif (ve)

Entreprise: Une entreprise béninoise
Niveau d'etude: BAC
Localité: Mali / Bamako
Date limite: 2023-02-24

Recrutement de 01 Assistant(e) administratif (ve)
Niveau d'études: Bac
Expérience: 5 ans
Expire le: 15-02-2023

MISSION MULTIDIMENSIONNELLE INTÉGRÉE DES NATIONS UNIES POUR LA STABILISATION AU MALI (MINUSMA )
Tombouctou, Mali
OFFRE D'EMPLOI
Un(e) Assistant(e) Administratif(ve)
Titre du poste : Un(e) Assistant(e) Administratif(ve)

Type de contrat : GL-5

Lieu d'affectation : Tombouctou

Date de clôture : 15 février 2023

I. PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITES

Sous la supervision du chef régional des affaires civiles, le/la titulaire du poste sera chargé(e) d’accomplir, entre autres, les
tâches suivantes :
• Faire office de point focal en ce qui concerne les questions administratives en rapport avec les différentes
sections telles que les Ressources Humaines, les Finances etc. ;
• Accomplir toutes les tâches liées à la fonction d’Assistant(e) administratif (ve), y compris la correction et la traduction
de documents et correspondances (lettres, fax, memo, etc.), du français vers l’anglais et vice-versa, conformément
aux règles et procédures ;
• Fournir l’assistance administrative nécessaire aux membres du personnel de la section, notamment : préparer et
soumettre les demandes de congés, les rapports, et les fiches de présence, etc.
• Concevoir et mettre à jour un système de classement et d’archivage électronique et physique des documents et
correspondances arrivée et départ, en vue de faciliter l’accès et la référence en cas de besoin ;
• Examiner les documents de projets, notamment les plans/budgets de dépenses, pour vérifier qu'ils sont complets et
conformes aux règles et règlements pertinents avant d'être soumis pour approbation finale et signature ; identifier les
incohérences ; distribuer les documents de projets aux parties concernées une fois qu'ils ont été approuvés ;
• Préparer les réunions (réception de dossiers, réservation de salle de réunion, copies de documents etc.) ;
• Assister les membres du personnel entrant et partant de la section dans les procédures administratives liées à la prise
de fonction ou aux procédures de fin de mission ;
• Assurer le suivi administratif des documents concernant les missions du personnel de la section ;
• Rédiger les mémorandums, télécopies et autres correspondances, selon les instructions reçues ;
• Convoquer et organiser les réunions internes, les formations et les séminaires, au sein de la section ;
• Faire la mise à jour de l’annuaire et du répertoire téléphonique de la section et en assurer le suivi ;
• Effectuer toute autre tâche à la demande du chef régional des affaires civiles.
II. COMPETENCES
Professionnalisme : Bonnes capacités à exploiter les outils de gestion des données en administration des projets
tout en respectant le sens de la confidentialité. Posséder les notions de base en matière de règles et règlements de
l’organisation ainsi que des procédures requises pour porter assistance aux clients. Faire preuve de compétence
professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité
voulus pour être en mesure d'honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d'obtenir les
résultats escomptés; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; persévérer face aux obstacles et
aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise ; prendre la responsabilité de transversalité la
problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les
activités.
Aptitude à la communication : S'exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; écouter les
autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ; poser les questions voulues afin d'obtenir des
éclaircissements et faciliter le dialogue ; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on
s’adresse ; partager l'information avec tous ceux qu'elle intéresse et tenir chacun au courant.
Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à définir clairement des buts compatibles avec les stratégies
convenues; aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des
besoins; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; aptitude à tenir
compte des risques et des imprévus dans la planification; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et
les modifier s’il y a lieu; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
Esprit d’équipe : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; solliciter les
apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; faire
passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; accepter les décisions finales du groupe et s’y plier,
même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; partager les réussites de l’équipe et assumer
sa part de responsabilité dans ses échecs.
III. QUALIFICATIONS, APTITUDES & EXPERIENCE REQUISES
Formation : Être titulaire du baccalauréat ou d’un diplôme équivalent.
Expérience : Avoir au moins cinq (5) années d’expériences professionnelles, dans le domaine de l’administration
générale, l’assistance de direction ou du secrétariat.
Une expérience dans le domaine de l'administration de programme ou de projets est souhaitable.
Une bonne connaissance des procédures administratives, des Règles et Règlements des Nations Unies serait un
atout.
Langues : L’anglais et le français sont les deux langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste
faisant l’objet du présent avis, la maîtrise du français à l’oral et à l’écrit est indispensable. La connaissance de l’anglais
est un atout.
Autres : Avoir de bonnes connaissances en informatique et une parfaite maitrise des logiciels standards (Microsoft
Word, Microsoft Excel, etc.).