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Recrutement de 01 ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) ET FINANCIER(E)

Entreprise: CENTRE DE SUPPORT EN SANTE INTERNATIONALE (CSSI)
Niveau d'etude: BAC + 3
Localité: Burkina Faso / Ouagadougou
Date limite: 2022-12-29

Poste à pourvoir ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) ET FINANCIER(E)
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur CENTRE DE SUPPORT EN SANTE INTERNATIONALE (CSSI)
Structure Bénéficiaire CENTRE DE SUPPORT EN SANTE INTERNATIONALE (CSSI)
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+3
Option du diplôme Finance comptabilité, Administration des affaires ou un diplôme équivalent
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi CENTRE DE SUPPORT EN SANTE INTERNATIONALE(CSSI) AVIS DE RECRUTEMENT
Dans le cadre de la prise en charge médicale des réfugiés maliens au Burkina, le Centre de Support en Santé Internationale (CSSI) intervenant dans les camps de Goudoubo (Dori) et de Mentao (Djibo), recherche des dossiers de candidatures pour le poste suivant :
 Assistant(e) administratif (ve) et financier(e)

1) GÉNÉRALITÉS
Lieu : Ouagadougou

Contrat : Contrat à durée déterminée de cinq (05) mois avec possibilité de renouvellement.

Position dans l’organigramme de la mission:
• Hiérarchiquement, sous la responsabilité de l’Administrateur-gestionnaire ;
• fonctionnellement et techniquement sous la responsabilité du médecin Coordonnateur de programme, Chargé du CAOS, de la Comptable, de la Responsable des Ressources humaines et du Logisticien.

2) DESCRIPTION DE TACHES ET ACTIVITÉS
Mission : Assurer la continuité dans la gestion administrative, logistique, comptable, et budgétaire du Budget alloué au CAOS.

I- TACHES ADMINISTRATIVES
• Fait un briefing administratif pour tout nouveau staff sur le règlement intérieur, le fonctionnement de la base et l`organisation CSSI ;
• récupère tous les documents administratifs nécessaires pour un emploi, donne le matériel d`identification et fait signer tout document nécessaire ;
• propose le planning de congé du Staff et suit les différents mouvements du Staff (absences) du CAOS, • met à jour, imprime et photocopie les outils de gestion au CAOS ;
• participe au dépouillement des avis d’appel d’offre ;
• participe selon le besoin au processus de recrutement des futurs collaborateurs ;
• participe aux réunions administratives, rencontres bilans trimestriels avec les différents acteurs (Bailleurs, bénéficiaires, structures conventionnées et rédige les procès verbaux;
• propose à son superviseur des améliorations à apporter dans l`organisation de l`administration et dans la relation avec le staff national ; • assure une homogénéité dans toutes les procédures d`administration et informe son superviseur en cas de problèmes ; • assure, en collaboration avec l’Assistant du Coordonnateur de programme, Chargé du CAOS de bonnes relations avec les partenaires conventionnés et le Bailleur ;
• assure l’intérim de la Secrétaire caissière.

II- TACHES FINANCIERES: • Assure des procédures administratives saines, la gestion financière, le contrôle et le paiement de tous les frais au CAOS ; • effectue un suivi minutieux des dépenses ; réalise des analyses de coûts pertinentes ;
• contribue à la construction de budgets les plus exacts possibles pour le CAOS, tout au long du cycle budgétaire ; • s’assure que les moyens sont pertinents et appropriés ; anticipe les changements et les défis à venir et planifie en conséquence ;
• assure le suivi des dépenses et en particulier sur les lignes budgétaires ;
• assure la confidentialité de toutes les questions de trésorerie et finance du CAOS, • s’assure que le classement et l’archivage de tous les documents comptables et financiers originaux sont bien organisés, et que les pièces sont facilement accessibles et identifiables à tout moment ;
• s’assure que l’argent liquide est géré correctement et en toute sécurité au CAOS (coffres et caissettes, dépenses courantes, avances, transferts et paiements) ;
• assure un prévisionnel précis et transmet une demande de trésorerie mensuelle;
• anticipe les dépenses à venir afin d’éviter toute pénurie de liquidités (Approvisionnement de la petite caisse) ;
• veille à ce les transferts de fonds soient effectués en toute sécurité et en temps voulu ;
• identifie toutes les possibilités pour limiter les flux d’argent liquide (maximise l’utilisation de chèques, encourage le paiement des fournisseurs au moyen de transferts bancaires, propose le paiement direct des grands fournisseurs par la Représentation, etc.) ;
• complète et valide les suivis budgétaires mensuels;
• s’assure que les explications sont pertinentes et reflètent une bonne analyse des écarts budgétaires; signale rapidement les risques de dépassements ;
• établit les fiches de paie des prestataires réfugiés du CAOS ; les transmettre pour validation chaque mois au Gestionnaire des ressources humaines ;
• saisie dans le journal de caisse et dansTom2pro les pièces de caisse du CAOS ;
• réceptionne, vérifie, les factures mensuelles des différentes structures de santé ayant une convention avec CSSI, et établit la demande de paiement ;
• réceptionne et saisie les fiches d’émargement de la restauration des malades au CAOS ;
• récapitule les dépenses de la prise en charge mensuelle par malade, par structure de santé et par site pour les besoins de rapport du CAOS (mensuelle, trimestrielle et annuelle) ;
• effectue l’Arrêté de caisse du CAOS ;
• agrafe les fiches d’imputation sur chaque pièce de caisse ;
• saisie du journal caisse de Dori dans le logiciel Tom2pro ;
• assure l’effectivité de procès-verbal de contrôles mensuels et inopinés.

IV- Communication & Reporting
• participe aux réunions de coordination; rédige les PV ; partage le suivi budgétaire ; les analyses et commentaires avec l’équipe du CAOS ;
• veille à ce que tous les rapports de la partie admin/finance soit toujours réalisée et envoyée dans les délais requis (fichiers électroniques et documents de la comptabilité mensuelle, suivis budgétaires, rapports trimestriels et annuels, budgets et révisions, etc) ;
• effectue et contrôle chaque trimestre l’application effective des « Fondamentaux Finance » ;
• informe immédiatement l’Administrateur de tout problème ou question surgissant en cours de mission ;
• rédige des rapports sur la situation des RH dans le projet.

3) QUALIFICATIONS DEMANDEES
Niveau d’étude Bac +3 en finance comptabilité, administration des affaires ou un diplôme équivalent.
Expérience et Compétences requises
Au plan technique
- Expérience pertinente d’au moins deux (02) ans en gestion comptable, financière et administrative ;
- bonne pratique de l’outil informatique (Excel, Word, Power point, internet) ;
- Maitrise des logiciels de comptabilité (TOM 2 Pro) constitue un atout ;
- Connaissance des procédures de gestion financière ;
- Compétences en logistique serait un atout ;
- expérience de travail au sein d’une ONG est un atout.

Au plan organisationnel:
- Très bonne capacité à organiser et gérer les priorités ; - Très grande autonomie et bonne capacité à remonter les informations ; Au plan relationnel: - Sens élevé du contact;
- très bonne qualité d’écoute ;
- un comportement exemplaire;
Au plan managérial : - Forte capacité de mobilisation et d’animation des équipes;
- Fort esprit d’initiative et sens élevé de la responsabilité.

Connaissance en informatique Excel, Word, Power point, Internet
Condition d'âge NP
Composition du dossier Composition des dossiers de candidatures :
 Une demande manuscrite datée et signée adressée au Représentant du CSSI ;
 une lettre de motivation datée et signée ;
 un curriculum vitae daté et signé comprenant une liste de 3 personnes de référence ;
 une copie légalisée des diplômes ;
 les Photocopies des différents certificats et attestations de travail justifiant l’expérience professionnelle ;
 une photocopie de la CNIB.

Une présélection sur dossiers sera faite et seuls (es) les candidats(es) présélectionné(es) seront invités(es) pour un entretien et/ou test. A l’issue de cet entretien et/ou test, le ou la candidat(e) définitivement retenu(e) doit être immédiatement disponible dès l’annonce du résultat.

NB : les dossiers non retenus ne seront pas restitués.
Date limite de depôt des dossiers 29/12/2022
Procedure de recrutement
Durée du contrat CDD 05 mois renouvelable