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Recrutement de 01 Assistante de Direction

Entreprise: Cabinet d'études Ave Dignité Humaine
Niveau d'etude: BAC + 2
Localité: Burkina Faso / Ouagadougou
Date limite: 2022-10-22

Recrutement de 01 Assistante de Direction
Objet de l'annonce:
Dans le cadre de son extension, une importante structure de la place évoluant dans l’agroalimentaire, est à la recherche d’un personnel qualifié et soucieux de son développement. A cet effet, elle souhaite recevoir des candidatures par le biais du Cabinet d’études Ave Dignité Humaine (ADH) pour les postes suivants :
Poste 1 : Assistante de Direction
• Avoir un diplôme BAC+2 au moins en comptabilité ou tout autre diplôme reconnus équivalent ;
• avoir au moins deux (02) ans minimum d’expérience professionnelle ;
• avoir une très bonne connaissance de l’outil informatique ;
• maîtriser des techniques de communication orale et écrite ;
• connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
Le poste d’Assistante de Direction est centré sur les activités principales :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
• assurer les prises de rendez-vous et traiter le courriel postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques ;
• suivre la circulation des parapheurs, gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;
• saisir, mettre en forme les documents divers (courriels, mails, rapports…), les reproduire et les diffuser, traiter et diffuser les informations internes et externes ;
• sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe ;
• organiser les réunions et leur logistiques ;
• rédiger les relevés de décisions, prendre en charge des aspects logistiques de la DGS ;
• Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
• participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées ;
• organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données relatives à la gestion administrative, classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives, alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratives ;
• participer à l’organisation d’événements internes et à l'organisation matérielle des élections, suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés, gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions, assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations ;
• vérifier la régularité des réunions : quorum, participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus lorsque ceux-ci sont externalisés ;
• suivre les prestataires de prise de notes
• avoir de très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale ;
• avoir une rigueur et un sens de l’organisation et l’autonomie de travail ;
• avoir le sens des priorités et la capacité de prendre des initiatives ;
• avoir la capacité de rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique ;
• avoir la capacité de s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence ;
• savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs.
L’assistant doit :
• Etre calme, autonome, accueiIIante ;
• avoir un sens de la discrétion
• avoir un très bon sens relationnel ;
• avoir la capacité d’anticipation ;
• avoir la force de proposition, un sens de l’écoute, un sens du service public